Uma das maiores barreiras para adotar a gestão documental digital é o acervo histórico: anos de documentos físicos acumulados em armários, caixas e pastas. "Digitalizar tudo isso é inviável" — esse é o pensamento mais comum, e quase sempre equivocado.
Com a abordagem certa, a digitalização de documentos físicos é mais rápida, menos custosa e mais eficiente do que parece. E não é necessário digitalizar tudo de uma vez.
Antes de digitalizar: priorize
Nem todo documento histórico merece ser digitalizado. O primeiro passo é categorizar o acervo:
Categoria 1: Digitalizar urgentemente
- Documentos com prazo legal de guarda que ainda não venceu (notas fiscais dos últimos 5 anos, documentos trabalhistas, contratos ativos)
- Documentos acessados com frequência (contratos em vigor, apólices de seguro, documentos societários)
- Documentos únicos e insubstituíveis (escrituras, registros de marca, documentação original de produtos)
Categoria 2: Digitalizar no médio prazo
- Histórico de contratos encerrados nos últimos 3 anos
- Documentos de referência usados ocasionalmente
- Registros históricos com valor de auditoria
Categoria 3: Avaliar antes de digitalizar
- Documentos com prazo de guarda já vencido
- Cópias de documentos que o original está em poder de terceiros
- Material de referência obsoleto
O processo de digitalização na prática
Passo 1: Prepare os documentos físicos
Antes de escanear, os documentos precisam estar em condições: retire grampos e clipes, desdobre folhas amassadas, organize por tipo e data. Essa etapa é trabalhosa mas fundamental para um resultado de qualidade.
Passo 2: Digitalize com OCR desde o início
Não salve apenas imagens dos documentos — use um scanner com OCR ou um software de digitalização que converta o conteúdo em texto pesquisável. Um PDF com OCR pode ser pesquisado por qualquer palavra do seu conteúdo. Uma imagem de documento é, para todos os efeitos práticos, invisível para sistemas de busca.
Passo 3: Indexe com metadados relevantes
Aqui está o diferencial que a maioria das empresas ignora: a indexação por metadados. Em vez de salvar o documento em uma pasta com nome descritivo, associe a ele metadados como:
- Tipo de documento (contrato, nota fiscal, certidão...)
- Data de emissão e vencimento
- Partes envolvidas (fornecedor, cliente, funcionário)
- Departamento responsável
- Status (ativo, arquivado, vencido)
Com metadados, você encontra qualquer documento sem saber em qual pasta ele está — buscando por qualquer combinação de atributos.
Passo 4: Valide uma amostra antes de prosseguir
Antes de digitalizar centenas de caixas, valide o processo com uma amostra de 50 a 100 documentos. Verifique a qualidade do OCR, a consistência dos metadados e se os documentos são encontrados facilmente nas buscas. Corrija o processo antes de escalar.
Passo 5: Defina a política para novos documentos
A digitalização do histórico é um esforço pontual. Mais importante é garantir que novos documentos já nasçam digitais — ou sejam digitalizados imediatamente ao chegar. A regra deve ser clara: papel que entra na empresa é digitalizado no mesmo dia.
Quanto tempo leva e quanto custa?
Uma digitalização interna bem organizada consegue processar entre 500 e 1.000 páginas por hora de trabalho com o equipamento certo. Para um acervo de 50.000 páginas, isso representa 50 a 100 horas de trabalho — concentradas em dias ou diluídas em semanas, dependendo da disponibilidade da equipe.
O custo principal é de mão de obra. Equipamentos de scanner de boa qualidade, suficientes para a maioria das PMEs, podem ser alugados ou adquiridos por valores acessíveis.
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