O que é Gestão Documental?
Gestão Documental é o processo de organizar, armazenar, controlar o acesso e garantir a preservação de documentos corporativos — físicos ou digitais. Um sistema ECM (Enterprise Content Management) em nuvem automatiza esse processo, eliminando o papel e os riscos associados à documentação manual.
Por que sua empresa precisa de um sistema de gestão documental?
Empresas que ainda dependem de documentos físicos ou armazenados em pastas de e-mail enfrentam problemas críticos:
- Risco de perda de documentos: incêndios, enchentes, falhas de HD
- Dificuldade de acesso: documentos espalhados entre sistemas, e-mails e gavetas
- Não conformidade com a LGPD: sem controle de quem acessa dados pessoais
- Tempo perdido: funcionários gastam em média 30% do tempo procurando documentos
- Custo elevado: impressão, armazenamento físico, cartório
O que é um ECM em nuvem?
Um sistema ECM (Enterprise Content Management) em nuvem é uma plataforma que centraliza todos os documentos da empresa em um repositório digital seguro, com:
- Controle de acesso por perfil: cada colaborador vê apenas o que precisa
- Assinatura digital: contratos e documentos assinados sem papel
- Versionamento: histórico completo de alterações em cada documento
- Busca inteligente: encontre qualquer documento em segundos por palavra-chave
- Log de auditoria: registro de quem acessou, editou ou baixou cada arquivo
Gestão Documental e a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que empresas saibam exatamente onde estão os dados pessoais de clientes e funcionários, por quanto tempo serão guardados e quem pode acessá-los. Um sistema ECM com controle de acesso, log de auditoria e prazos de retenção configuráveis é a base para conformidade com a LGPD.
Como implementar a Gestão Documental na sua empresa?
A Winove oferece um sistema ECM em nuvem configurado para o seu setor, com migração dos documentos existentes, treinamento da equipe e suporte contínuo. O processo de implementação leva em média 30 dias úteis.
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