Quais áreas de uma empresa são mais beneficiadas por ter documentos eletrônicos fáceis de encontrar? A resposta começa por três departamentos que têm algo em comum: prazos de guarda muito longos.
30 anos de obrigação documental
- RH: muitas obrigações exigem manter a documentação de um funcionário acessível por até 30 anos após o desligamento
- Contábil: também trabalha com prazos de guarda na casa de décadas
- Fiscal: igualmente sujeito a prazos longos de retenção de documentos
Esse é um prazo enorme — e, junto com ele, vem um volume também enorme de documentos que precisam ser mantidos, acessados e, quando necessário, encontrados de forma eficiente.
O custo de "centenas de caixas ao seu lado"
Manter dezenas ou centenas de caixas de arquivo físico ao longo de décadas tem um custo direto: espaço, organização, risco de deterioração e, principalmente, tempo de equipe gasto procurando informação. Um sistema de gestão documental bem implementado permite trabalhar esses documentos no dia a dia, sem depender desse arquivo físico.
O ganho prático
- Redução do custo operacional associado à busca manual de documentos
- Maximização da capacidade de encontrar informações e documentos ao longo de toda a vida da empresa
- Indexação por índices de pesquisa e por conteúdo — essencial para encontrar algo quando nem se sabe exatamente o que se está procurando, situação muito mais comum do que parece
Para empresas que lidam com RH, Contábil e Fiscal — ou seja, praticamente todas — colocar a gestão documental em dia é uma forma direta de reduzir custo e aumentar a capacidade de resposta.
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